10952396_10153010035798361_2503700521629738565_n (1)

blog

【まとめ】ベンチャー企業(スタートアップ)のオフィス移転22のタスク ~物件探し、内装工事から移転するまで~

2015/02/07  

LINEで送る
Pocket

10543649_10153011491308361_152719167665421036_n (1)


株式会社スクールウィズはオフィスを移転しました。

どうも、久々にブログ書きました。
元サムライバックパッカーであるSchool Withの太田です。

今回、物件探しから移転完了まで実行したので、
今後オフィス移転を検討している人の参考になればと。
長文ですがオフィスを借りたり移転を考えている人は永久保存版です、たぶん。


【オフィス移転アウトライン】


(1)物件探し
●不動産屋選び
●物件情報収集
●物件内覧
●ベンチャー企業(スタートアップ)におけるオフィス選びポイントとは?
●物件選定


(2)契約交渉
●賃料交渉
●保証会社
●初期費用確認
●入居審査


(3)内装工事
●内装業選び
●デザイン詰め
●素材やイメージの共有
●工期確認
●お見積り
●必要な届け出(消防署等)
●DIY精神


(4)お引っ越し
●オフィス家具&家電
●IKEAなら赤帽を活用すべし
●定款変更&取引先への連絡など
●Amazonウィッシュリスト&採用ページ整備
●皆様へのご報告
●そして伝説へ…


※前提


この記事は、これからオフィス移転を検討していくであろう数名規模のベンチャー企業経営者および総務担当者の方々向けに書いております。

尚、弊社はフルタイム6名、インターン1名の7名での移転となりました。2倍の15名までは快適に仕事できる環境を想定して移転しました。キツキツで仕事をすれば20名まではなんとか働けるオフィス移転を実施しました。既に何十人や何百人もいるようなベンチャー企業の方には参考にならないかと思いますのであしからず。

また、素人が初オフィス移転で調べたり経験したことでしかないので、抜け落ちや誤った情報がある可能性もゼロでは無いことを予めご了承ください。


(1)物件探し


●不動産屋選び
→忙しさ真っ只中の中、自分たちだけでオフィス物件を探すのはなかなかしんどいです。僕は3社ほどお声がけさせて頂いたり、ご紹介を頂いて打ち合わせをさせて頂きました。そのうち2社はベンチャー企業のオフィス移転に強い業者さん、もう1社は希望エリアの土地に強い業者さんでした。

参考までに弊社が今回お世話になったベンチャーに強い不動産屋さんはこちら。
クリアビジョン
ヒトカラメディア


●物件情報収集
→だいたい、不動産仲介会社さんは物件情報収集をREINSという専門サイトで行います。その膨大な物件情報の中から要望に近い物件選定をして提案してくれます。なので、ぶっちゃけ3社さんの提案物件も大半が物件が被っていました。つまりは3社より多くの不動産屋とお付き合いをしても手間ばかり増えるかと。なによりも5社、10社とやりとりしていると不動産屋もそれを察知し、「この会社はどうせウチで決めてくれない」とモチベーションが下がり、良い物件情報を提供してくれなくなるリスクがあります。最大でも3社が良いかと。


●物件内覧
→初めてのオフィス物件探しの場合、オフィスビルが良いのか、マンションタイプのSOHO利用が良いのか、色々と感覚値として掴めないところがあると思うので、まずはザックリ候補物件を5-10件ぐらいみてまわることをお薦めします。そうすると、図面と現実のギャップに気づいたり、間取りの感覚値が持てたりと良いこと尽くし。何事も百聞は一見に如かず。一旦、内覧して感覚を持ってから再び条件に合う物件を探しましょう。SOHOタイプだと30坪超えると物件がなくなるのでスタートアップまでですね。でも、SOHOはお風呂とかもついているので、”イザ”という時には便利です。キッチン付きも節約できるので嬉しいですが生活感出すぎるのが嫌な人は×。


●ベンチャー企業(スタートアップ)におけるオフィス選びポイントとは?
→さて、ここでは僕が知りうる限りのオフィス選びポイントを挙げます。


★トイレが男女分かれているか
・・・もう定番です。男女が職場にいると、これは決して切り離せない問題だそうです。トイレが1つしかないオフィスの場合、女性社員に確認をするなどのケアは必要でしょう。また、オフィス近所にコンビニなど臨時用トイレがあるかどうかも要チェック。


★会議室(個室)があるか
・・・これは非常に重要です。家賃や内装費用を抑えることを優先して、オフィス内に個室が無いスタートアップは結構あります。しかし、やはり個室がないと人事関連の話を含めて、非常にコミュニケーション取りづらくなります。毎回込み入った話の際に外のカフェに出るのはなかなかタフです。社内ミーティングのためにも個室を持てるオフィスが理想でしょう。そういう意味ではマンションタイプで1LDKの間取りなどは使い安いかもしれません。


★道案内しやすいか
・・・オフィスに来客がある事業を運営している場合、駅からのわかりやすさは重要です。また、細い路地裏等になると不信感を持たれる可能性もあるので業界にもよりますが要注意。


★アクセスが良いか
・・・外回りが多い会社の場合、渋谷や新宿などの山手線&地下鉄のアクセスがあるところは便利です。ただ、割りとオフィスに篭ってサービス運営をする場合は気にしなくても良いかもしれません。あとアクセスの良さですが、会社スタッフの最寄り駅からの乗り換えや定期券代も考慮にいれると良いかもしれません。弊社は移転前が渋谷で、移転後が東急東横線の代官山駅になります。副都心線直結なのでアクセス的にはそんなに悪くないのですが、渋谷から1駅東急東横線を使うため定期代などはグッと値上がりします。ここは意外に見落としがちなオフィス移転コストです。


★日当たりが良いか
・・・僕はお日様のエネルギーを重要視しているので日当たり重視で選びました。ほら、シリコンバレーも晴天お日様の力でツラいことがあっても乗りきれるとかなんとか(何


★広さ
・・・ここ、悩ましいところですよね。僕も最後まで悩みましたが、資金調達完了のタイミングでもあったので、広い方を取りました。これに関してはその時の業績や資金調達具合、そして成長戦略や計画に拠るので一概には言えないですよね。ただ、大は小を兼ねるということと、オフィス移転はやってみて思いましたが、結構な時間を奪われます。また手狭になって次のオフィスを探し始めるというのは楽しくはありますが、なかなかタフです。少なくとも2年ぐらいは入居できるオフィスで在りたいですよね。ただ、ベンチャー故に先の成長具合は「やってみないとわからない」状態になるので絶妙な広さを狙ってください。


●物件選定
→さあ、オフィス選びポイントを加味し、希望条件と予算との兼ね合いを決着できたら物件を再び内覧して決めましょう。


(2)契約交渉


●賃料交渉
→さて、少しでもコストを下げたいのが世の常です。特に創業期のベンチャーはお金がありません。できるだけコストを抑えたい!切実に!不動産屋さんを味方にして、できる限り賃料や初期費用、フリーレント等で交渉してもらいましょう。


●保証会社
→かなりの確率で利用することを義務化される保証会社です。なんのことはなく、余分に1ヶ月分の賃料を上乗せになります。。


●初期費用確認
→実は初期費用は鍵交換、敷金、礼金、保証金、仲介手数料、前家賃などで結構な金額になります。事前に物件を決めたら初期費用を確認しておきましょう。


●入居審査
→保証会社の審査と、不動産管理会社(オーナー)の入居審査があります。祈りましょう。不動産屋に相談して、できることはすべてやりましょう。


(3)内装工事


●内装業者選び
→さあ、物件が決まったら次は内装工事です!内装一切要らないという方はすっ飛ばしてもらえれば良いです。ちなみに弊社はマンションタイプ81平米(24坪)、2LDKの間取りを1LDKに工事をしました。大きな壁を1つ撤去し、新たに木製ガラス壁制作、天井照明交換、床の貼替え、壁の塗装、電気配線工事などを諸々デザイン設計込みでやってもらいました。友人の知り合いということもあり、一応相見積も取ったのですが断然に低予算に抑えて頂けたので、今回は長屋さんに依頼しました。ちなみに原状回復義務があるかどうか等も事前に確認しましょう。僕は次に居抜きで入ってくれる会社を見つけてから移転することを心に誓って内装工事しました。


●デザイン詰め
→一緒に工事前の物件をみて、ご提案頂いたデザインでFIXできました。会社の事業内容や社風なども事前に伝えるのは大切ですね!


●素材やイメージの共有
→壁の素材が木材といえど、どんな木材なんだろうとか事前に内装業者の方とイメージを共有することはとても大切です。色味違ってきますからね・・・!


●工期確認
→だいたい、家賃発生日以降じゃないと内装工事は手がけられません。早急に予定をFIXして、入居日を確定させて内装を依頼する業者さんのスケジュールを押さえないといけません。


●お見積り
→当然見積りが出てくるので確認しましょう。疑問に浮かぶ項目があれば確認しましょう。工事のために養生準備などがあるのでそのコストも要確認。


●必要な届け出(消防署等)
→場合によっては消防車への届け出が必要になってきたりします。要確認。


●DIY精神
→弊社は弊社関係者およびボランティアの方々で一緒に壁を壊したり、壁塗装をやりました。その分、業者さんの手間をおさえるコスト削減と納期短縮に寄与できます。あと、みんなでつくったオフィスというのは愛着が湧きます。
(塗装は12人体制で丸1日かかりました・・・。)



(4)お引っ越し


●オフィス家具&家電
→このあたりは想像範囲内ですね!最初はお金ないのでIKEAや楽天で購入できるもので良いと思います。オフィス家具も、家電も、まずはFacebook等で周囲の人に余っているものが無いか投げかけるのは駄目元でも有効です。中古問題なければオフィスバスターズ等で安いの発掘もできます。


●IKEAなら赤帽を活用すべし
→弊社はIKEAでデスク等を一式購入しました。神奈川県にあるIKEA港北店が移転先オフィスまで最短距離だったので。IKEAといえば、配送料が高いことで有名です。そこで弊社ではIKEAの近所エリアを担当している赤帽さんに依頼しました。14時にIKEAの出口に来てもらって、一緒に荷物を積み込み、代官山まで向かう道の途中でリサイクルショップに立ち寄って冷蔵庫を購入して積み込む。そして代官山オフィスで荷降ろしを赤帽の方に一緒にやってもらい、荷降ろした後に移転前の渋谷オフィスによって諸々の荷物を積み込んで、再びそれを代官山オフィスに運んで荷降ろしまでしてもらう・・・・終わったのは19時になっていました。

まさかのこれで12,000円ポッキリ。
安すぎてビックリ…。赤帽、神です。流石に安すぎて申し訳ないので2,000円上乗せで支払いました。最初はレンタカーで軽トラかハイエース借りようと思っていたのですが、プロのドライバー兼引っ越しの赤帽スタッフの人が手伝ってくれるという。今後は赤帽1台で無理なら赤帽2台で引越すとかにするのが正解なんじゃないかなとか思いつつ。


●定款変更&郵便局&取引先への連絡など
→さて、頃合いをみて必要な手続きはやっておきましょう!定款変更手続き、銀行や取引先への住所変更連絡、郵便転送など。あと忘れちゃいけないのがNTT等へのインターネット回線開通工事手続きや電話回線工事。これらは2,3週間前には依頼しておきましょう。オンライン上だと「1ヶ月かかります」とアナウンスなりますが、その後に電話で問い合わせしたら期間短縮できました。


●Amazonウィッシュリスト&採用ページ整備
→スタートアップのオフィス移転といえばAmazonでウィッシュリストをつくりましょう!オフィス移転祝いでお花を贈ってくださる方もいるのですが、実際問題必要なのは備品だったりするわけで、、、駄目元ですがトイレットペーパーやティッシュボックスのような数百円ラインナップから数千円の寝袋あたりをリスト化しておきましょう。もしかしたら、誰かがポチッとしてくれるかもしれません。(※弊社のウィッシュリストです。参考までに。)

そして、オフィス移転完了を全体アナウンスする前に採用ページを整えましょう!オフィス移転報告は多くの人がチェックしてくれるため、もしかしたら一緒に働く仲間をみつけるチャンスとなるかも?
(※弊社の場合はウォンテッドリーの採用情報ページを整備しました。


●皆様へのご報告
→すべてが完了したら会社のニュースリリースや、ブログ、FacebookやTwitterなどでオフィス移転したことを発信しましょう。
その際に採用ページやウィッシュリストを自然に載せておきましょう。


●そして伝説へ…
→後は伝説となれるまで全力で事業を成長させていくのみ!!!!



以上。

ベンチャー企業のオフィス移転まとめ、いかがでしたか??
(抜け漏れがあれば優しくソッとFacebookメッセあたりから教えてください。)

まだ1-3名ぐらいであれば、独立オフィスじゃなくてシェアオフィス等でも良いと思います。VOYAGE GROUPが運営するシェアオフィスBOATは最強すぎて僕らも1年以上お世話になってしまいました。

オフィス移転はゆるやかに物件情報収集をはじめていましたが、本格化してから完全移転までは2ヶ月ぐらいでした。
僕自身もなかなかオフィス移転が大変だったので、これから移転する人たちに参考になればなぁと思い綴ってみました。
ひとりでも多くの人達にとって参考になれば幸いです!

太田 英基

LINEで送る
Pocket

  • CareerWith

, , , , , , , ,


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です